1. Définissez les fonctions qui caractérisent vos produits

Définir de façon précise les fonctions des produits vendus est indispensable en premier lieu. Par ailleurs, chaque attribut diffère en fonction du produit vendu. C’est obligatoire et nécessaire car cela constituera la base de votre catalogue, ce qui permettra de commencer l’import des produits à partir de fichiers Excel.

Si, par exemple, je vends des écouteurs sans fil, les fonctions à retenir peuvent être l’usage et l’autonomie. Ces dernières n’auraient pas lieu d’être si nous vendions des balais. Salesforce CPQ possède, d’origine, de nombreuses fonctions tels que le code produit (qui est indispensable), la famille du produit et sa description.

A noter que selon interactions avec le back-office il faudra sans doute multiplier certains produits.

Si, par exemple, vous vendez des chaussures, le client devra connaître le modèle et la pointure. Ce sont de simples indications sur le devis pour vous mais le back office gère sûrement cela des articles distincts (modèle, taille, poids, couleurs, etc)

Un autre exemple en B2B, : je vends des missions comptables, sous la forme de 3 familles de produits :

• Projets vendus sur étagère : bilan, statuts, etc.
• Nombre de jours de conseil, dont le tarif dépend du profil du consultant.
• Abonnements : tenue comptable, tenue administrative etc.

Je crée en plus des offres packagées – par exemple bilan + tenue comptable. Lors de la configuration, il est nécessaire et obligatoire de :

• Distinguer les abonnements des produits one-shot.
• Différencier les familles de produits
• Identifier les produits vendables à l’intérieur d’offres ou vendables seuls.

Tout cela, sans jamais se poser la question de la tarification, qui sera traiter dans un second temps. En effet, cela ajouterait trop de complexité à cette étape et ça représenterais un risque qui nuirait au projet.

À partir de là la suite logique est de créer les attributs produits. Alors comment définir les attributs ? Ce sont des champs que vous créez au niveau des produits pour diverses raisons :

• Effectuer un regroupement
• Déclencher un traitement spécial
• Agréger de la donnée

Par exemple, pour calculer le coût d’un envoi par la Poste vous avez tout intérêt à ajouter un champ « Poids (kg) » sur l’objet produit afin de calculer le poids total à livrer.

2. Définir les écrans pour vos commerciaux

Vos commerciaux ont besoin d’écrans clairs leur permettant de construire un devis facilement et rapidement. Il y a différents écrans à prendre en compte :

L’écran Salesforce de l’opportunité : On l’oublie trop souvent mais il est forcément impacté par l’arrivée de CPQ. Certains champs deviennent nécessaires, comme le contact destinataire du devis, la date de début du service, l’ARR, ect. Vous aurez, parfois même, besoin d’ajouter de nouveaux statuts tels que « devis en cours d’approbation », « devis envoyés » et bien d’autres.

TIPS : L’ARR est l’annual Recurrent Revenue = les revenus annuels récurrents.

L’écran Salesforce du devis :

Cet écran affiche les données de base du devis et vous permet de rentrer dans les écrans CPQ, ou de générer un devis PDF à destination du client.

L’écran “Quote Line Editor (QLE)” :

Écran CPQ le plus important, il permet de voir : le prix du devis, leur quantité, leur prix catalogue et leur prix de vente. L’écran permet d’ajouter des produits depuis le catalogue choisi, et d’afficher des champs agrégés intéressants (total de la famille service, montant total des remises, montant du stock à assurer, etc..)

L’écran de choix des produits :

Permet de choisir les produits que vous voulez. Notez que vous pouvez créer des boutons « custom action », permettant de préfiltrer par famille, ou par d’autres critères de choix. Vous pouvez rapidement choisir un produit en fonction de son code produit, de son nom etc.

L’écran de configuration :

Sert à la configuration des offres packagées, que l’on appelle « bundle ». Il permet de choisir les options incluses dans votre offre. Votre administrateur CPQ peut vous en faciliter la saisie en appliquant des règles de comptabilité, d’exclusion, des saisies automatiques en fonction de vos choix.

L’écran Salesforce de l’opportunité	L’écran Salesforce du devis	L’écran « Quote Line Editor (QLE)«	L’écran de choix des produits	L’écran de configuration
Champs nécessaires: - Contact destinataire du devis - Date de début du service - l’ARR Nécessite souvent l’ajout de nouveaux statuts (ex : Devis envoyés)</span>	- Affiche les données de base du devis - Permet de rentrer dans les écrans CPQ - Génère des devis PDF	Permet de voir : - Prix du devis - Prix catalogue - Prix de vente Permet : D’ajouter des produits depuis le catalogue Permet : D’afficher des champs agrégés intéressants.	- Choisir les produits que vous voulez. - Création boutons « Custom Action » - Choisir un produit en fonction de son code produit/ nom/etc..	Configuration « Bundle »

3. Définir les règles de calcul

Définir toutes les valeurs à calculer :

• Tarifs complexes faisant appels à des grilles
• Commission du vendeur
• Remises automatisées
• TVA

ATTENTION : Il est impératif de suivre cette étape seulement après vous être assuré que tous les produits sont bien construits et qu’il ne manque rien. Au risque de tout devoir reprendre depuis le début.

CPQ dispose d’un puissant moteur de calcul. On peut calculer :

• Un montant total de TVA
• Le poids total des articles
• Sommer/soustraire/diviser/multiplier : toutes les infos dispos.

Exemple concret : Si je vends du matériel informatique et des routeurs wifi, avec un routeur pouvant supporter 6 connexions, je peux calculer automatiquement le nombre de routeurs requis en fonction des autres éléments du devis.

Plus ! Je peux aussi me baser sur des achats antérieurs.

Ceci vaut aussi pour le calcul des discounts. Je peux donc offrir un discount en me basant sur la quantité achetée dans ce devis mais aussi les quantités déjà achetées dans le passé.

4. Définir les règles d’approbation

Il s’agit de contrôler en mettant en place l’Approval Process qui se déclenche sous certaines conditions. Votre commercial devra obtenir une validation avant de pouvoir envoyer le devis au client.

Voici 3 exemples classiques d’approbation :

• La présence d’un produit nécessite l’approbation d’un chef de produit
• Le % total de remise nécessite l’approbation d’un responsable des ventes
• Les conditions de paiement ou la solvabilité du client entraîne une vérification par l’équipe juridique.

Pour mettre en place facilement cette approbation, je vous conseille de rédiger un tableau de tous les cas possibles au préalable.

ATTENTION :

Faites en sorte de couvrir tous les cas possibles, et d’éviter les redondances.
Vous pouvez aussi opter pour l’Advanced Approval si l’approbation standard de Sales cloud ne vous convient pas.

L’ Advanced Approval de Salesforce est un outil (vraiment) puissant qui permet d’aller bien plus loin, en se servant de mécanismes plus intelligents :

• Délégation planifiable pendant les congés d’un salarié
• Smart Approval : 20% de discount ont déjà été approuvés, donc pas la peine de repasser par la même chaîne d’approbation quand une modification est apportée au devis.
• Calcul dynamique des approbateurs pour les grandes organisations.
• Approbation de plusieurs chaînes en parallèle (parfait pour se débarrasser des goulots d’étranglement quand une équipe approuve moins vite que les autres).

5. Dessinez vos devis.

Une fois le CPQ prêt pour vos commerciaux, il ne reste plus qu’à construire le modèle de vos devis. Notez que vos clients n’auront accès à votre devis qu’au format PDF.

Il doit donc être agréable à lire et doit surtout comporter toutes les informations utiles.

Voici quelques éléments essentiels à inclure dans votre devis :

• Votre charte graphique
• Les coordonnées : De votre société; De votre client; De votre commercial
• Une liste claire des services et produits vendus
• Une liste à part pour les abonnements, indiquant les dates de début et de fin, ainsi que les conditions de renouvellement de l’offre.
• Les conditions de paiement
• Un encart dédié à la signature
• Les mentions légales de votre entreprise, et, le cas échéant, vos coordonnées bancaires.

Si votre devis est dynamique, construisez-le de manière intelligente ! Au lieu de créer un nouveau modèle de devis par situation, pensez plutôt à créer des devis avec des sections dynamiques en fonction de certains critères. Les administrateurs qui devront maintenir et faire évoluer vos modèles de devis en seront ravis !